Optymalizacja sprawności i bezpieczeństwa procesu obiegu dokumentów

Wraz z upływem czasu i rozwojem każdej firmy gwałtowanie wzrasta ilość papierowych czy elektronicznych dokumentów, a wraz z nimi rośnie zapotrzebowanie na szybki i nieprzerwany dostęp do tych zasobów przez wiele działów. To z kolei przekłada się na gwałtowny wzrost kosztów obsługi dokumentów, w tym m. in. ich archiwizacji, udostępniania, skanowania czy niszczenia.

Doskonałym rozwiązaniem w takiej sytuacji staje się outsourcing usług, czyli zlecanie określonych zadań zewnętrznym, profesjonalnym dostawcom. Tego typu rozwiązania stają się powszechną praktyką rynkową, okazując się szczególnie korzystne w dziedzinie zarządzania informacjami w ramach kancelarii pocztowej, czy też skanowania, archiwizowania czy wreszcie bezpiecznego niszczenia dokumentów.

Rezultatem wprowadzenia takich rozwiązań jest bowiem oszczędność czasu, powierzchni biurowej, a także zwiększenie bezpieczeństwa procesów związanych z przetwarzaniem dokumentów firmowych.Taki krok może zaowocować oszczędnościami nawet na poziomie 50% środków dotychczas przeznaczanych na archiwizację, skanowanie czy niszczenie dokumentów. Zazwyczaj pierwszym impulsem do zainteresowania się outsourcingiem obiegu dokumentów jest zwykle czynnik finansowy, jednak nie zawsze jest to jedyna motywacja.

Korzyści ze zlecenia obsługi dokumentów

Firma zewnętrzna, taka jak Ekoakta, dba o interesy klienta, nie tylko optymalizując procesy orazminimalizując ich koszty, lecz gwarantuje również szereg innych korzyści, do których należą m.in.:

• zapewnienie pełnego bezpieczeństwa danych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa
• przygotowanie odpowiedniej powierzchni do ich archiwizacji i przechowywania
• organizacja bezpiecznego transportu dokumentów lub innych nośników informacji
• dbanie o zgodność z procedurami oraz odpowiednie postępowanie na wypadek nieprzewidzianych okoliczności

Profesjonalne zarządzanie dokumentami kontra człowiek

Rozważając outsourcing archiwizowania, skanowania i niszczenia dokumentów, a także przy wyborze usługi kancelarii pocztowej warto wziąć pod uwagę koszty zasobów ludzkich zaangażowanych w ten proces. Powierzenie szeregu dodatkowych zadań pracownikom nie pozwoli im skoncentrować się na kluczowych obowiązkach i osłabi ich efektywność. Dodatkowo należy uwzględnić konieczność opracowania procedur postępowania z dokumentacją na co dzień i w sytuacjach kryzysowych oraz czas, który będzie musiała poświęcić firma na organizację wszystkich procesów samodzielnie.

(Bez)cenne miejsce przechowywania dokumentów

Kolejnym obciążeniem dla budżetu firmy jest utrzymywanie powierzchni biurowej na przechowywanie dokumentów, a czasem także ich transport. Archiwum musi odpowiadać określonym restrykcyjnymi procedurami warunkom (np. odpowiednia powierzchnia, temperatura czy wilgotność), a ponadto spełniać swoje zadanie nawet przez kilkadziesiąt lat (przykładowo dokumenty kadrowo-płacowe muszą być archiwizowane przez minimum 50 lat).

Zagospodarowanie danych elektronicznych nie jest wcale tańsze. Zarządzanie nimi przekłada się na zwiększone zapotrzebowanie na zasoby przestrzenne, technologiczne, informatyczne i personalne firmy. W kalkulacji warto też uwzględnić ryzyko kar na wypadek niespełnienia wymogów prawnych czy utraty danych na skutek niskiego poziomu zabezpieczenia lub klęsk naturalnych (np. powodzi).