Archiwizacja, przechowywanie, niszczenie dokumentów niejawnych
Klasyfikacja dokumentacji niejawnej
Zacznijmy najpierw od samego pojęcia informacji niejawnych. Pod tą definicją rozumiemy informacje, dane, materiały, których ujawnienie mogłoby spowodować zagrożenie interesom kraju, interesom publicznym czy prawu obywateli. Wedle ustawy, takim dokumentem może być informacja zarówno utrwalona na piśmie, jak i za pomocą nośników, takich jak: zdjęcia, nagrania audio, mapy, książki, skany, wykresy itp.
Informacją niejawną będą zatem:
- Tajemnice państwowe – informacje, które, jak wspominano wyżej, po ujawnieniu mogą stanowić istotne zagrożenie dla interesów państwa, jego bezpieczeństwa, pozycji na arenie międzynarodowej.
- Tajemnice służbowe – pozyskiwane w trakcie czynienie obowiązków służbowych, których ujawnienie może zaszkodzić państwu, narazić dobro ogółu, obywateli, jednostki organizacyjnej.
Najważniejszy jednak i konieczny do zapamiętania jest fakt, że dokumenty niejawne zawierają informacje osobowe, co z kolei wiąże się z obowiązkiem ich odpowiedniej archiwizacji.
Przechowywane dokumentów niejawnych
Informacje niejawne, które zaliczymy do kategorii tajemnic państwowych chronione są w sposób określony w ustawie przez okres 50 lat od momentu ich wytworzenia. Inaczej sprawa wygląda w przypadku informacji niejawnych, które są tajemnicą służbową. Tutaj materiały oznaczone klauzulą „poufne” należy przechowywać przez 5 lat od daty ich wytworzenia, a oznaczone klauzulą „zastrzeżone” – przez 2 lata od daty ich wytworzenia.
Ze względu na wagę tych informacji, poufność danych, które zawierają, dokumenty niejawne muszą być chronione. Przez taką ochronę rozumiemy nadanie im odpowiedniej klauzuli tajności oraz odpowiednią archiwizację dokumentów niejawnych. Zastosować tutaj należy odpowiednie środki ochrony.
Przechowywanie dokumentów niejawnych odbywa się przy zastosowaniu szaf pancernych czy metalowych. Powinny one być zabezpieczone zamkami mechanicznymi, elektronicznymi czy mechanizmem ryglującym, aby uniemożliwić osobom niepowoływanym dostępu do dokumentów.
Niszczenie dokumentów niejawnych
Co należy zrobić w przypadku, gdy upłynął już okres archiwizacji dokumentów niejawnych? Takie materiały możemy już poddać utylizacji. Jednak niszczenie dokumentów niejawnych to proces, który najlepiej powierzyć specjalistom. Potrzebne jest tu bowiem zastosowanie odpowiednich procedur, aby podczas utylizacji dokumenty nie trafiły w niepowołane ręce i zostały zniszczone w całości bezpowrotnie. O kwestię tę należy zadbać szczególnie, ponieważ wyciek danych osobowych rodzi ze sobą poważne konsekwencje – od możliwości kradzieży tych danych i ich wykorzystania na niekorzyść właściciela, po grzywny dla osób sprawujących opiekę nad informacjami niejawnymi za niedopilnowanie obowiązków ochrony danych.
Liczą się fakty
Dowiedz się więcej
Referencje klientów
Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług
Tomasz Majka
Totalizator Sportowy Sp. z o.o.
Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.
Oddział Unilever Bestfoods
Unilever Polska SA Zakład Produkcyjny Katowice
Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.
Łukasz Skrzypczak
Kierownik Archiwum Żabka Polska SA
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.
Marek Kasprzyk
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie
Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.
mgr Izabela Żmuda
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chorzowie
Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.
mgr Halina Szumska
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sosnowcu
Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.
Krystyna Grzanka
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych
Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów
Henryk Małysz,
Prezes Zarządu Przedsiębiorstwa Remontów Ulic i Mostów w Gliwicach
Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.
dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.
Ekoakta.pl - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.
