Archiwizacja i przechowywanie dokumentów księgowych, kadrowych, podatkowych
Archiwizacja dokumentów księgowych
Prowadzona w firmie dokumentacja powinna być kompletowana, klasyfikowana i przechowywana przez okres wyznaczonymi przepisami prawnymi. Ważne jest przykładanie wagi do robienia tego prawidłowo, ponieważ w każdym momencie przedsiębiorca może zostać skontrolowany przez Urząd Skarbowy. Tylko zachowanie rzetelności pozwoli uniknąć nieścisłości, które z kolei mogą spowodować pociągnięcie do odpowiedzialności karnoskarbowej.
Księgi rachunkowe, sprawozdania finansowe, raporty z inwentaryzacji – archiwizacja dokumentów księgowych obejmuje cały szereg dokumentów i nie jest wcale tak łatwa do zrealizowania. Przede wszystkim przechowywanie dokumentów księgowych musi odbywać się w sposób trwały. Nie można zatem dopuścić do zniszczenia tych materiałów przed upływem minimalnego okresu składowania. I tak, księgi rachunkowe należy przechowywać przez 5 lat, karty wynagrodzeń pracowników – co najmniej 5 lat, dokumenty związane z reklamacjami i rękojmią – minimum rok od rozliczenia reklamacji albo upływu rękojmi.
Przy okazji, warto wspomnieć o obowiązkach, jakie spoczywają na płatnikach VAT. Zgodnie z ustawą przechowywanie dokumentacji podatkowej jest obowiązkiem każdego podatnika w celu rozliczania podatku. Do niego zatem należy archiwizacja faktur – przechowywać je trzeba minimum przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym należało opłacić podatek. Co więcej, gromadzone faktury, należy segregować według okresu rozliczeniowego, w dowolny sposób, ale umożliwiający ich łatwe odnalezienie, spełniając wymogi autentyczności pochodzenia faktur.
Archiwizacja dokumentów kadrowych
Na przedsiębiorcach mogą spoczywać również inne obowiązki związane z prowadzeniem przez nich działalności. Jeśli zatrudniają pracowników, muszą przechowywać dokumentacją kadrową, czyli akta osobowe, karty wynagrodzeń i innych wypłacanych świadczeń, ewidencję czasu pracy itp. Taką dokumentację, ze względu na to, iż na jej podstawie ustala się wymiar emerytury bądź renty, należy przechowywać 50 lat od zakończenia pracy u danego przedsiębiorcy. Inaczej wygląda to w przypadku dokumentów o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym. Listy obecności trzeba archiwizować przez 2 lata, BHP – 25 lat (dokumentacja wypadków inwalidzkich) i 10 lat (dokumentacja wypadków i chorób zawodowych), ZUS – 5 lat.
Przechowywanie dokumentacji firmy
Gromadzona dokumentacja firmowa, czy to księgowa, czy kadrowa, może być przechowywana w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej, siedzibie firmy, biurze księgowym, a także można ją przekazać firmie profesjonalnie zajmującej się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów.
Najważniejsze jest zapewnienie tego rodzaju dokumentom nienaruszalności danych i chronienie ich od uszkodzeń czy zniszczeń.
Liczą się fakty
Dowiedz się więcej
Referencje klientów
Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług
Tomasz Majka
Totalizator Sportowy Sp. z o.o.
Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.
Oddział Unilever Bestfoods
Unilever Polska SA Zakład Produkcyjny Katowice
Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.
Łukasz Skrzypczak
Kierownik Archiwum Żabka Polska SA
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.
Marek Kasprzyk
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie
Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.
mgr Izabela Żmuda
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chorzowie
Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.
mgr Halina Szumska
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sosnowcu
Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.
Krystyna Grzanka
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych
Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów
Henryk Małysz,
Prezes Zarządu Przedsiębiorstwa Remontów Ulic i Mostów w Gliwicach
Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.
dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.
Ekoakta.pl - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.
